Styretips: Når skal de forskjellige roller i styrekollegiet bekles av forskjellige personer?

Hvis ingen egentlig vet hva som er den enkeltes rolle, blir ting uoversiktlig og ting kan lett skli ut.

I denne artikkelen settes fokuset på roller og rolleforståelse i styresammenheng.

Det er styret selv som må ta en egen gjennomgang av roller og rolleforståelse, slik dette bør avklares i det enkelte styret. Her gis et bakgrunnsteppe for hvorfor det er av betydning at den enkelte styrerepresentant har en forståelse av både sin egen rolle og andres roller i styresammenheng, og hva det dreier seg om.

Hvorfor rolleforståelse?

Det er:

Et sett med spilleregler og «kjøreregler» som forteller hvordan hver enkelt og styregruppen skal, kan og bør forholde seg for å få til et godt og meningsfylt arbeid. Grunnplattformen følger av lov, dernest alminnelige prinsipper om gruppearbeid, gruppedynamikk, samspill mellom mennesker, organisering og ledelse, samt nasjonale og internasjonale anbefalinger, og de involvertes oppfatninger og beslutninger om hvordan de skal forholde seg til oppgaven og til hverandre.

En tydelig rolleutøvelse fra styrets side, legger «listen» for øvrige roller og medarbeidere og så videre. Mye har sitt utspring fra styret, for eksempel bedriftskulturen som omhandler «hvordan vi gjør tingene her». Dette er trolig viktigere enn antatt.

Avklarte og klare forhold mellom styret og daglig ledelse samt at styret opptrer hvordan for eksempel ansatte finner «riktig», har betydning for ro i organisasjonen, arbeidsinnsats og at «alle om bord samspiller og handler koordinert og bidrar på beste måte til et målrettet seilas».

Tre hovedroller utgjøres av eiere, styret og daglig ledelse. Det er særlig forholdet mellom eiere og styret som gjør begrepet «corporate governance» til et verdensomspennende og sentralt begrep.

Corporate governance dreier seg om relasjonene mellom eiere, styret og ledelse og handler spesielt om å bygge en bro over gapet mellom eiere og styret.

Et styre skal handle i tråd med eiernes definerte formål og mål for selskapet, men her kan det være mange forhold som gjør seg gjeldende og «forstyrrer» dette. Videre har styret oppgaver i forhold til daglig leder, og disse oppgaver kan også ivaretas og utøves på forskjellige måter. Samtidig er styret et selvstendig organ som utgjør bedriftens / virksomhetens øverste ledelse.

Forholdet mellom styret og daglig leder er gjenstand for temmelig stor oppmerksomhet i praktisk daglig virke.

Det heter seg at styret må selv tilta seg sin rolle, men det må saktens også daglig leder. En instruks for daglig leder kan være svært hensiktsmessig, ikke minst fordi den forutsetter at styret selv gjennomgår denne. En instruks for daglig leder behøver ikke gjøres stram, men kan være generell og samtidig fast i formen.

Rollen som styreleder er en svært viktig rolle.

Viktige oppgaver tilligger styreleder, og det er bare styreleder som normalt kan utføre disse. Dersom styreleder «sover», så kan hele styret komme til å «sovne». Styreleder har en grunnleggende oppgave i å tilstrebe åpenhet og trygghet i styrerommet, basert på gjensidig respekt og saklighet, alt tuftet på en gjennomgått og akseptert felles oppfatning i styret, om hvordan styrearbeid skal drives, om den spesielle styrekultur som hersker i det bestemte styret og en solid rolleforståelse for relevante roller i styresammenheng. I saker av vesentlig karakter hvor styreleder selv er aktivt engasjert for eksempel i forhandlinger om fusjon, oppkjøp etc., bør en nestleder lede styrets arbeid, for å sikre uavhengig behandling.

I «Norsk anbefaling – Eierstyring og selskapsledelse» fremheves at styrelederen i praksis har et særlig ansvar for at styrets arbeid er godt organisert og drives effektivt. Styrelederen bør oppmuntre til åpen og konstruktiv debatt i styret, heter det i den norske anbefalingen. Videre presiserer den norske anbefalingen at styrelederen bør være særlig oppmerksom på behovet for at styremedlemmer er faglig oppdatert i forhold til de krav som må stilles til et kvalitativt godt styrearbeid og ta nødvendige initiativ i den forbindelse. Her nevnes blant annet at introduksjonsprogram for nye styremedlemmer og regelmessige faglige oppdateringer med relevans til selskapets virksomhet, kan være aktuelt.

I mindre virksomheter er det ofte samme person som er eier, styrerepresentant og kanskje også daglig leder. Innsikt og bevissthet rundt de ulike rollers betydning i ledelsessammenheng og bedriftsutvikling, samt forståelsen av hvorfor hver av rollene er viktig og har betydning, har betydning for at bedrifter og virksomheter skal kunne mestre de faser de må gå gjennom i videre utvikling. Når skal for eksempel de forskjellige roller bekles av forskjellige personer?

I styresammenheng er det både formelle og uformelle roller. Først bør fokus rettes mot de formelle rollene. En av grunnene til at det er viktig med klarhet i ordinære spilleregler, er at alle da vet hva de har å forholde seg til. Hvis ingen egentlig vet hva som er den enkeltes rolle, blir ting uoversiktlig og ting kan lett skli ut. Det er i praksis i SMB oppsiktsvekkende mange som ikke har helt klart for seg hvilken rolle styreleder skal ha, formelt sett. Hva ligger til styreleders funksjon? Hva er styreleders oppgaver? Det er viktig både for styreleder, styremedlemmer for øvrig og daglig ledelse at dette forholdet bringes på det rene, og alle blir klar over spilleregler og rolleforståelse. Det er for eksempel først når en er enige om og forstår styreleders rolle, at det kan bli stilt reelle krav til styreleder. Det er først ved tydelighet fra styreleders side, at øvrige styremedlemmer kan oppleve trygghet – og selv fylle sine roller.

Selv om et styre er et kollegium, må dette kollegiet ha en ledelse. Med utgangspunkt i de faste former, er det betydelig rom for å utvikle sin egen styrekultur. Som nevnt, styret tiltar seg selv sin rolle som styret. Men det er hvordan styrearbeidet foregår og hvem som trekker i trådene, som har vesentlig innflytelse på styrekulturen. I enkelte styrer med for eksempel 5–7 personer kan det godt være et par personer, som kanskje ikke engang er styreleder, som har svært stor innflytelse av ulike kjente og ukjente årsaker. Kanskje de har stor autoritet og respekt på grunn av sitt navn eller virke ellers, eller kanskje øvrige styremedlemmer bare er tause og redde. Styreleder har en vesentlig oppgave i å legge premissene for, og angi form for styrets arbeid. I mange tilfeller skjer dette dels stilltiende og dels ubevisst.

Styrets arbeid kan bli bedre dersom bevissthet bringes inn i denne sammenheng. Trolig kan et styreseminar eller styredugnad som ledes av en ekstern person bidra til å gjøre en slik gjennomgang eller prosess lettere for et styre, men styreleder selv bør kunne «ta hansken» og vise handling.

Styreleder og daglig leder kan godt selv legge opp et program en dag eller en halv dag for styret slik at styrearbeidets grunnpilarer gjennomgås. Rolleforståelse knyttet til styrearbeid er en slik pilar.

For de som ønsker å kvalifisere seg til profesjonell styreledelse, anbefales styrelederkurset: «Profesjonell styreledelse i praksis» som Styresenteret arrangerer 13. februar. For mer informasjon og påmelding klikk her.

_____________________________________________

Ønsker du å holde deg oppdatert på det siste innen eierstyring og styrearbeid, les Styresenterets nyhetsbrev. Hvis du ikke allerede er abonnent (det er gratis), meld deg på Styresenterets nyhetsbrev ved å registrere deg på denne linken, så vil du få nyhetsbrevet til din e-post. Du er også velkommen til å videresende nyhetsbrevet til de av dine forbindelser som du vil anta ville være interessert i nyhetsbrevet. 

Du er også velkommen til å ta kontakt dersom du ønsker å skrive en artikkel eller innlegg i nyhetsbrevet.