Av Ann Elin Sandhaug Moen, ledercoach, https://www.annelinmoen.no/ og daglig leder av Lytte.io, https://www.lytte.io/ – inspirasjon gjennom korte talemeldinger.

Det må være høy temperatur, nok friksjon og høyt under taket i et styremøte. En av de viktigste oppgavene til styret er å utfordre prosesser og ledelsen til å gjøre smarte vurderinger og beslutninger.

“Støyfrihet” handler om å sørge for en kommunikasjonsform i møtene som gjør at man styrer unna de typiske energi-tapperne som:

• At noen tar veldig ofte mye plass og lytter for dårlig
• At noen er “gratis passasjerer” og lar andre gjøre jobben
• At noen kommer med kommentarer som lett kan oppfattes som personlig kritikk
• At nivået på forberedelsen er for lavt
• Utydelig styreledelse

Jeg vil gi noen kommunikasjonsråd nedenfor knyttet til 3 aktuelle situasjoner:

Hvordan korrigere uheldig kommunikasjonen i selve styremøtet?

Det bør være rom for at alle kan be om en “time-out”, enten du er styreleder eller styremedlem. Er du styreleder kan det være lettere om dette er noe du foreslår.

Når du synes kommunikasjon er for dårlig og det har vart for lenge, kan du enkelt si “Time-out! Kan vi ta 5 min for å vurdere hvordan vi kommuniserer? Jeg synes det er på sin plass nå fordi jeg opplever vi snakker regelmessig i munnen på hverandre”.

Selve “time-outen” kan foregå slik:

La oss alle vurdere hvordan vi ligger an hva angår:

• Å gi hverandre nok taletid
• Å stille kritiske spørsmål
• Bruken av personifiserte negative kommentarer
• Være godt nok forberedt
• Relevante bidrag fra alle
• Riktig tidsbruk og verdi for selskapet

Det er naturlig at du som styreleder fasiliterer denne runden, men jeg synes det også kan være en annen, gjerne en som i det daglige er vant til å fasilitere en slik prosess. Et alternativ til en “time-out” underveis i møtet er å ta en kort evaluering mot slutten av møtet, basert på knaggene ovenfor.

En regelmessig egen evaluering, for eksempel hvert halvår, skjerper bevisstheten, øker nysgjerrigheten etter å bli bedre og kan også virke preventivt.

Hvordan gi personlige tilbakemeldinger etter styremøtet?

For det første er det viktig at du ikke venter for lenge før du gir tilbakemeldingene. Det er heller ikke lurt å gi den når du er for emosjonell. Du må bestrebe deg på å være saklig, tydelig og personlig empatisk.

Eksempel:

Du: “Jeg ønsker en kort prat med deg senere i dag eller i morgen. Det er noe jeg ønsker vi kan få til bedre sammen i neste møte.”

Den andre: «Ok. Jeg er klar i ettermiddag, men kan du være mer konkret?”.

Du: «Du er ikke den eneste som har mye på hjertet, men jeg opplever at du avbryter meg litt for ofte. Det vil jeg ha en kort prat om, for å forstå hva jeg eventuelt kan gjøre annerledes og om hva du tenker om det samme. Er det klart nok?”.

Den andre: ”Ja, det er klargjørende. Da snakkes vi”.

I selve praten ha følgede struktur i bakhodet; positiv innledning og avslutning med saklig og tydelig innhold i midten.

Du: ”Først må jeg si at jeg liker at du er så engasjert, men jeg ville også like at du ikke avbryter meg så ofte. Er det noe jeg kan justere på slik at det skjer mindre fremover?”.

Den andre: «Nei, egentlig ikke, men av og til synes jeg du snakker litt langsomt. Det er jeg som skal skjerpe meg her. Hvor ille er dette fra ditt ståsted?”.

Du: “Dette er noe jeg reagerer på regelmessig, men klarer stort sett å la være å bry meg. Men i det siste synes jeg det har blitt værre, derfor ville jeg ha denne praten med deg”.

Den andre: «Jeg skjønner. Da skal jeg skjerpe meg”.

Du: “Takk det setter jeg pris på. Takk også for å ta imot min tilbakemelding på en slik konstruktiv måte. Jeg lover å minne deg på dette, skulle det være behov for dette.”

 Du kan nok ikke regne med at alle reagerer slik, men så lenge du har en positiv tone og selv viser tiltrekkelig ydmykhet, går det som regel bra. Min erfaring er at de fleste er klar over egne svakheter, men trenger et “dytt” for faktisk å bli bedre.

Hvordan forhindre at dårlig kommunikasjon og “støy” oppstår?

Basert på en egen evaluering eller som et eget initivativ kan dere bli enige om noen kjøreregler for kommunikasjonen. I en slik runde er det smart å ha som perspektiv at alle har rett, men bare delvis. Alle må bli hørt om hva de mener er relevante og smarte kjøreregler. Unngå at det blir for mange. 3-5 kjøreregler holder. I et digital møte kan de legges opp som en bakgrunnplakat i starten av møtet eller legges på bordet i et fysisk møte.

Eksempler på kjøreregler:

• Lytt aktivt og still nysgjerrige spørsmål
• Gjør det lett for andre å forstå hva du mener
• Fatt deg i korthet og send ordet videre

I digitale møter kan noen lettere bli passifisert og la være å ta ordet selv om de har noe viktig å si. Det kan derfor være smart at noen tar dette opp som en mulig fallgruve. Her er noen enkle spørsmål dere kan stille:

• Hvilke spesielle kommunikasjonsutfodringer har vi nå?
• Hvordan sørger vi for at alle gis nok plass i møtet?
• Hvordan kan vi hjelpe hverandre til å ha en effektiv kommunikasjon?

Det er lett å ha for mye oppmerksomhet i starten på den tekniske delen av et digitalt møte. Tenk derfor en todelt oppstart:

• Del 1: Sørge for at alle er pålogget på riktig måte og føler seg komfortabel.
• Del 2: Inspirere alle til å bli pålogget emosjonelt og være klare for å bidra med sitt beste. Det kan skje gjennom at dere tar en sjekk-inn runde hvor alle får sagt noe personlig og / eller om noe som er relevant knyttet til dagens møteagenda. For eksempel om hva man vurderer som spesielt utfordrende eller spennende.

___________________________________________________________

Ønsker du å holde deg oppdatert på det siste innen eierstyring og styrearbeid, les Styresenterets nyhetsbrev. Hvis du ikke allerede er abonnent (det er gratis), meld deg på Styresenterets nyhetsbrev ved å registrere deg på denne linken, så vil du få nyhetsbrevet til din e-post. Du er også velkommen til å videresende nyhetsbrevet til de av dine forbindelser som du vil anta ville være interessert i nyhetsbrevet. 

Du er også velkommen til å ta kontakt dersom du ønsker å skrive en artikkel eller innlegg i nyhetsbrevet.

Eller følg oss på linkedin