I artikkelen om styrets fjerde hovedoppgave, «styrets egenutvikling», ble det fokusert på tiltak som er viktige for at styret skal bli et stadig bedre, verdiskapende styrekollegium i et stadig mer utfordrende marked. Et hovedelement i dette er gjennomføring av en årlig systematisk styreevaluering for å finne frem til forbedringstiltak.

Vi vil nå se litt nærmere på viktige forutsetninger, – herunder behov for ekstern assistanse, for at styreevalueringen skal danne et tilfredsstillende underlag for styrets valg av forbedringstiltak.

Premissene for god egenevaluering

De viktigste premissene for god kvalitet i styrets egenevaluering er erfaringsmessig følgende:

1. Styreleder må være genuint interessert i styrets egenutvikling for derved å drive fram forbedrings-arbeidet. Dermed er valg av rett styreleder svært viktig.
2. Som første ledd i styreevalueringen må det gjennomføres en pålitelig og uhildet fakta-kartlegging av styrets samlede kompetanse, arbeidsform, relasjoner, holdninger, utviklingstiltak, etc.
3. Under fakta-kartleggingen kan det være et spørsmål om daglig leder skal delta med sine synspunkter, på lik linje med styremedlemmene. Erfaringer viser at daglig leder ofte kommer med synspunkter som på en verdifull måte kompletterer faktaene fra styremedlemmene. En gang iblant viser det seg også at opplevelsene faktisk er forskjellige hos styret/styreleder på den ene siden og daglig leder på den annen. Det anbefales derfor at daglig leder blir inkludert i fakta-innhentingen.
4. Det må sikres konfidensialitet og anonymitet under fakta-kartleggingen, og at anonymiserte fakta ikke tilflyter andre enn styrets medlemmer.
5. Det må sikres at faktaene blir analysert av styrekompetent person for å identifisere forbedringspotensial og tips om mulige forbedringstiltak.
6. Styrekollegiet må bruke nødvendig tid i et plenumsmøte for å behandle de analyserte fakta med henblikk på konkludering av forbedrings-/utviklingstiltak.

Ved planleggingen av styreevalueringen må styret vurdere i hvilken grad styreevalueringen kan gjennomføres på en formålstjenlig måte ved interne krefter eller om det vil være behov for ekstern assistanse.

Behov for ekstern assistanse

Behov for ekstern assistanse kan være ved en eller flere av følgende grunner:

• Bidra til uhildet / nøytral fakta-kartlegging og håndtering av eventuelle sensitive / kritiske relasjonsforhold mellom styremedlemmene eller vis á vis eiere eller daglig ledelse. Fakta-kartleggingen kan normalt bli gjennomført med en tilpasset nettbasert spørreundersøkelse blant styrets medlemmer og daglig leder, og/eller intervjuer/ samtaler med de samme.
• Trekke på ekstern kompetanse om verdiskapende styrearbeid.
• Gjennomføre en kvalifisert analyse av innhentede fakta utført av en styrekompetent rådgiver.
• Behandle med friske øyne.
• Sikre at det benyttes gjennomprøvet styreevaluerings-metodikk.
• Dra nytte av erfaringer fra styreevaluering hos andre virksomheter.
• Bidra til at evalueringen får tilstrekkelig prioritet og fasiliterings-kapasitet.

Etter nærmere 20 års praktisk erfaring med styreevalueringer, både i egne styrer som styreleder og som rådgiver for andre styrer, vil jeg særlig bemerke følgende viktige forhold:

• Et styrekollegium møtes ikke så ofte som medlemmer i en ledelse, og får derfor ikke på samme måte anledning til å få den samme trygghet og fortrolighet i gruppen. Derfor kan det ofte være nødvendig å få inn en tredjepart til å være mottaker av uttrykk for kritiske relasjons- eller holdningsforhold mellom styremedlemmene, og da særlig vis á vis styreleder. På den måten kan slike forhold bli tatt tak i, og derved mulighet for å bli ordnet på en god måte. Dette er av helt avgjørende betydning for å få til et effektivt styrekollegium.
• Kartlagte fakta bør analyseres av en person med solid styrekompetanse for å identifisere forbedringspotensial og få tips om mulige forbedringstiltak som innspill til styrets plenumsbehandling. Den styrekompetente personen kan selvsagt være styreleder selv, forutsatt at det ikke er direkte problemstillinger hvor styreleder er en del av «problemet». Det kan også være formålstjenlig at faktaene analyseres med «friske» utenforstående øyne.

Konklusjon

Avslutningsvis vil jeg oppsummere som følger:

1. Selskaper som er relativt stabile i sin virksomhet, vil nok ikke ha behov for ekstern assistanse ved hvert års styreevaluering. Men vil med fordel kunne veksle mellom intern håndtering og håndtering med ekstern assistanse, som f.eks. 2 år med intern håndtering og hvert tredje år med ekstern assistanse.
2. Relativt nye selskaper og selskaper under betydelig utvikling eller omstilling, bør oftere ha ekstern assistanse for å bidra til stadig tilpassing, forbedring og utvikling av styrets verdiskapende evne.
3. Når det gjelder ekstern assistanse, så er det viktig at denne assistansen består av tilpasset form (og ikke kun et standard spørreskjema), slik at de selskapsspesifikke forholdene kan reflekteres, samt at det er en kvalifisert rådgiver som foretar den viktige analysen av de innhentede fakta, og dermed kan gi verdifulle tips om tiltak til forbedringer og utvikling av styrekollegiet.

Hvis ønske om mer detaljer om styreevaluering og assistanse, se Styresenterets hjemmesider eller ta uforpliktende kontakt.

___________________________________________________________

Ønsker du å holde deg oppdatert på det siste innen eierstyring og styrearbeid, les Styresenterets nyhetsbrev. Hvis du ikke allerede er abonnent (det er gratis), meld deg på Styresenterets nyhetsbrev ved å registrere deg på denne linken, så vil du få nyhetsbrevet til din e-post. Du er også velkommen til å videresende nyhetsbrevet til de av dine forbindelser som du vil anta ville være interessert i nyhetsbrevet. 

Eller følg oss på linkedin.

Du er også velkommen til å ta kontakt dersom du ønsker å skrive en artikkel eller innlegg i nyhetsbrevet.