I en artikkel for kort tid siden ble styrets oppgave nr. 1 omhandlet: Sørge for kompetent og motivert daglig leder. Som en viktig del av styrets ivaretakelse av denne oppgaven ble det påpekt at styret burde gjennomføre en årlig systematisk evaluering av daglig leder med påfølgende konstruktiv tilbakemelding til daglig leder. I etterkant av denne artikkelen, som fikk betydelig oppmerksomhet, så vi behovet for å finne ut noe mer om hvordan styrene rundt omkring faktisk følger opp og foretar den viktige årlige evalueringen av daglig leder, og vi inviterte til en spørreundersøkelse blant Styresenterets nyhetsbrev-abonnenter og gjennom LinkedIn om hvordan dette ivaretas.
Etter en ukes tid åpen for besvarelse, vil vi først takke 30 personer for at de har tatt seg tid til å besvare de stilte spørsmålene!
Resultatene av spørreundersøkelsen
Respondentene som er sikret full anonymitet, besto av 37% styreledere, 40% styremedlemmer, 17% daglig ledere og 6% andre. Alle representerte privateide selskaper med 46,7% fra selskaper med 1-20 ansatte, 46,7% fra selskaper med 21-100 ansatte og 6,7% fra selskaper over 101 ansatte. M.a.o. totalt sett typiske SMB-bedrifter.
I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om en rekke tiltak som styret kan benytte seg av i fbm. den årlige evalueringen av daglig leder. Svarene på hvilke tiltak som er benyttet, vises i følgende tabell:
I tillegg ble det spurt om i hvilken grad respondentene var fornøyde med gjennomføringen av evalueringen. Resultatene av dette ble som følger:
Kommentar til resultatene av spørreundersøkelsen
Det første som slår en i øyne, er at over en fjerdedel ikke foretar noen evaluering av daglig leder i det hele tatt! Og dernest at 30% kun har en muntlig behandling i et styremøte uten noe forberedelse i form av fakta-innhenting forut for styrebehandlingen! Ca. 30 % foretar en form for fakta-innhenting (nett- eller samtale-basert) blant styremedlemmene, mens kun 6,7 % melder om at daglig leder gjør en egenvurdering av sin kompetanse som fakta-innhenting før styrebehandlingen. Bare 3,3% sørger for en analyse av innhentede fakta som innspill til styremøtebehandlingen, noe som er verdt å merke seg med tanke på hvor viktig slik analyse er av innhentede fakta i fbm. styrets egenevaluering. Så her er det et betydelig forbedringspotensial. Det er også iøynefallende at kun 40% melder om tilbakemelding til daglig leder etter styrets behandling. Dette er bekymringsfullt lavt da det er her forbedringspotensialet egentlig ligger.
Så er det også interessant å notere seg at ingen rapporterer om at det har vært benyttet ekstern assistanse i fbm. evalueringen. Igjen er det naturlig å sammenlikne med styrets egenevaluering, hvor vår erfaring er at styret henter inn ekstern assistanse en gang iblant, – kanskje hvert tredje års evaluering. Hensikten med å trekke på ekstern assistanse kan være av forskjellig art, som eksempelvis å sørge for åpenhet og nøytral håndtering ved sensitive forhold mellom daglig leder og styreleder/-medlemmer, sikre at det benyttes gjennomprøvet metodikk og verktøy, evaluering med friske øyne, dra nytte av erfaringer fra andre virksomheter, eller bidra til at evalueringen får tilstrekkelig prioritet.
På spørsmålene om i hvilke grad respondentene var fornøyde med styrets håndtering av evalueringen, og i hvilken grad de var fornøyde med tilbakemeldingen til daglig leder, rapporteres fornøydgraden i øvre del (score 4 – 6) fra hhv. 63,4% og 66,7%. Det forteller at ca. 2/3 av respondentene stort sett er fornøyd med gjennomføringen av evalueringen. Dette kan synes noe merkelig iom. at gjennomføringen som kommentert ovenfor i stor grad var relativt begrenset i omfang og kvalitet! Nærliggende forklaringer kan være at det dels er begrenset kunnskap i styrene om hvor viktig en systematisk evaluering av daglig leder er, og dels hva en systematisk evaluering bør inneholde av tiltak og virkemiddel for å sikre at selskapet har den riktige og motiverte daglige leder.
Oppsummering
Vi står fortsatt ved at styrets oppgave nr. 1 er å sikre at selskapet har den rette, kompetente og motiverte daglige leder til enhver tid. Og som en viktig oppgave i den forbindelse er en årlig systematisk evaluering av daglig leder et viktig og nyttig virkemiddel.
Undersøkelsen viste at et betydelig antall styrer enten ikke foretar noen evaluering av daglig leder i det hele tatt, eller kun foretar en uforberedt styrebehandling av evalueringen.
De styrene som foretar en fakta-innhenting forut for styrebehandlingen, burde sørge for en kompetent analyse av faktaene med hensikt å kunne fokusere på de viktigste, potensielle forbedringsbehov i styrebehandlingen av evalueringen.
Konkluderte forbedringsbehov må kommuniseres fra styreleder til daglig leder på en konstruktiv måte etter styrebehandlingen.
Og til slutt må nevnes at styret forut for evalueringen av daglig leder bør vurdere om det vil være behov for ekstern assistanse i fbm. evalueringen.
Hvis du som styreleder/styremedlem eller daglig leder har spørsmål eller behov for å få assistanse eller verktøy til å gjennomføre evaluering av daglig leder, er du velkommen til å ta kontakt.
___________________________________________________________
Ønsker du å holde deg oppdatert på det siste innen eierstyring og styrearbeid, les Styresenterets nyhetsbrev. Hvis du ikke allerede er abonnent (det er gratis), meld deg på Styresenterets nyhetsbrev ved å registrere deg på denne linken, så vil du få nyhetsbrevet til din e-post. Du er også velkommen til å videresende nyhetsbrevet til de av dine forbindelser som du vil anta ville være interessert i nyhetsbrevet.
Eller følg oss på linkedin.